Автоматизация бизнеса: стоит ли инвестировать и как измерить реальную эффективность

Когда ставка по кредитам держится на двузначном значении, бизнес переходит в режим сбережения и сокращения издержек. Важно отметить, что автоматизация не равна расходы — это конвертация переменных затрат в постоянные, а также возможность их сокращения за счет получения прозрачности и точности данных.

Сегодня рынок предъявляет завышенные требования к бизнесу и побеждает тот, у кого ниже операционная себестоимость единицы продукции и операционные расходы в целом. Как этого достичь? Можно выделить две группы.

Подходы без автоматизации: контроль ликвидности
1. Контроль дебиторской задолженности и ускорение притока денежных средств.
2. Скидки на предоплату и сокращение отсрочки платежей с клиентами.
3. Обратная ситуация с кредиторами и поставщиками — увеличение отсрочки и постоплата.
4. Контроль и оптимизация расходов, не влияющих напрямую на выручку и т. п.

Результаты автоматизации бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов может дать ощутимые результаты:
1. Снижение ФОТ — сократить штат там, где это возможно, например, за счет автоматизации склада и логистики.
2. Повышение точности планирования и прогнозирования — в нестабильной экономике ошибка планирования закупок, несоответствие производственных заказов плану продаж являются финансовыми потерями здесь и сейчас.
3. Ускорение оборачиваемости — управление запасами позволяет высвободить оборотный капитал или вернуть «свободные» деньги из залежалых запасов (неликвидов).
4. Точное финансовое планирование и аналитика данных — корректность и оперативность долгосрочных планов сложно обеспечивать традиционными «ручными» процессами (Excel, бесконечные согласования по почте), процесс перегружен и превращается в поиск данных.
5. Грамотное бюджетирование — прогноз кассовых разрывов и подготовка к дефициту наличности позволяет компании заранее обеспечивать денежный поток без дорогостоящих заимствований.

Выше приведены лишь некоторые наглядные примеры и у каждого бизнеса своя «боль». Было бы неправильно рассуждать про автоматизацию бизнеса без понимания целесообразности и эффективности. Рассмотрим ниже.

Существуют условия, при которых вложения (инвестиции) в автоматизацию не принесут ожидаемых результатов и могут быть опасны. Одного желания решить проблему (-ы) одной «красной» кнопкой будет недостаточно — экономический эффект не будет достигнут.

Рискованно запускать крупные ИТ-проекты если:
1. Бизнес в зоне убыточности более 3х месяцев — инвестиции в автоматизацию требуют минимум 3−6 месяцев до выхода на окупаемость и этого времени, к сожалению, у Компании уже может не быть.
2. Хаос в бизнес-процессах — любые инвестиции в автоматизацию беспорядка к нему и приведут, плюс потраченные деньги и время. Сначала нужно формализовать бизнес-процессы — регламентировать или хотя бы сформировать и утвердить матрицу ответственности (например, матрица RACI).
3. Отсутствие стейкхолдера (заинтересованного лица) внутри бизнеса, отвечающего за результат автоматизации — без ключевого заказчика сложно определить истинные требования, установить приоритеты и получить востребованный продукт.

До запуска ИТ проекта необходимо конкретизировать бизнес-цель внедрения ИТ-решения, ожидания по срокам и ориентировочный бюджет — желательно с расчетом эффективности ИТ-проекта.

В эпоху высоких ставок этот вопрос задается всё чаще и ответить на него однозначно сложно. Инвестор четко понимает сколько вкладывает, при этом интегратор не всегда готов озвучивать конкретные цифры. Связано это с множеством факторов, влияющих на успешность ИТ-проекта или его этапы, приведем примеры некоторых из них:
1. Четко определенные цели и границы проекта.
2. Поддержка руководства.
3. Компетентность команды.
4. Эффективные коммуникации.
5. Гибкое управление рисками и изменениями и т. д.

Эффективность ИТ-проекта включает комплексную характеристику проекта от достижения бизнес-целей, оценке выгод от автоматизации и снижения рисков для бизнеса.

Выгоды, или эффекты, от внедрения ИТ-проектов можно разделить на две группы — прямые и косвенные.

Прямые эффекты внедрения ИТ-решений
Прямые эффекты проявляются через изменение финансово-экономических показателей деятельности организации, таких как:
1. Снижение потерь (% уменьшения брака, порчи и хищений).
2. Повышение производительности (выработки).
3. Увеличение оборачиваемости активов.
4. Снижение текущих и капитальных затрат.
5. Минимизация налоговых и других обязательных выплат.
6. Снижение штрафных санкций и прочих расходов.
7. Увеличение стоимости компании за счет улучшения имиджа и репутации компании.

Прямые эффекты достигаются, когда автоматизируются непосредственно функции, включенные в цепочку жизненного цикла производимой продукции, выполняемых работ или оказываемых услуг. Для оценки прямых эффектов используются методы инвестиционного анализа.

Методы инвестиционного анализа: IRR, PBP, DPP
Здесь важен корректный расчет эффективности ИТ-проекта. Рассмотрим основные метрики:
1. IRR (внутренняя норма доходности) — показатель считается отличным, если он превышает ключевую ставку. В этом случае вкладываться в проект бизнесу будет выгоднее, чем держать деньги на депозите.

2. PBP (срок окупаемости) — это время, за которое чистая прибыль от внедрения покроет инвестиции.

3. DPP (дисконтированный срок окупаемости) — учитывает, что деньги сегодня дороже, чем деньги завтра.

Проект автоматизации эффективен, если его дисконтированный срок окупаемости (DPP) меньше, чем срок жизни решения.

На примерах расчетов количественных метрик мы увидели, что некорректно рассматривать автоматизацию только как статью затрат (CAPEX — капитальные затраты) и сравнивать стоимость внедрения и прибыль в моменте. В условиях «дорогих» денег нужно использовать дисконтированные методы оценки. Эффективность внедрения ИТ-решений зависит от корректности этих расчетов.

Косвенные эффекты и качественные метрики
К косвенным эффектам можно отнести повышение «интеллектуальности» бизнеса, усовершенствование принятия решений и упреждающие решения, рост информационной компетентности сотрудников, создание единой среды сотрудничества. Для оценки косвенных эффектов применяются качественные метрики (повышение удовлетворенности клиентов, рост лояльности, снижение количества ошибок (Defect Rate), рост вовлеченности персонала и т. п.), которые оценивают улучшение процессов, опыта пользователей и сотрудников, а не просто скорость.

В условиях падения экономики и высоких ставок вопрос «вкладывать или нет» звучит иначе: «насколько бизнес уязвим к человеческому фактору, росту зарплат и медленной скорости принятия решений?». Автоматизация в кризис — это инструмент антихрупкости бизнеса, который позволит выдержать удары падения рынка и высокой ключевой ставки.

Эффективность внедрения ИТ-решений напрямую зависит от качества управления бизнес-процессами. Недостаточно внедрить ИТ-решение и достичь количественных метрик — важно обеспечить эксплуатацию автоматизированной системы с контролем качественных показателей бизнеса.

Всем успешных результатов и проектов!