Для чего?
Предпроектное обследование 1С (ППО) — это критически важный этап подготовки к внедрению, обновлению или масштабной доработке информационных систем на базе «1С:Предприятие». Его цель состоит в том, чтобы до начала активной фазы проекта детально изучить текущие бизнес-процессы компании, определить, как они должны выглядеть в целевой системе, и составить точный план действий. ППО превращает неясные пожелания заказчика в четкое техническое задание и дорожную карту, что является залогом успешного и своевременного завершения проекта.
Цели предпроектного обследования 1С:
Цели предпроектного обследования 1С:
- Формализация требований — превращение устных пожеланий и представлений сотрудников в единый, документированный перечень функций, которые должна выполнять новая система.
- Выбор оптимального решения — обоснованный выбор наиболее подходящей типовой конфигурации 1С (ERP, КА, УТ и др.), чтобы максимально использовать стандартный функционал и минимизировать дорогие доработки.
- Оптимизация бизнес-процессов — выявление и устранение неэффективных, избыточных или дублирующихся операций до их автоматизации.
- Снижение рисков проекта — идентификация потенциальных «подводных камней» (сложные интеграции, уникальные учетные схемы) на ранней стадии.
- Обоснование бюджета — получение точного, детализированного расчета стоимости и сроков проекта, привязанного к конкретному, утвержденному объему работ.
- Согласование целевого состояния — достижение консенсуса между руководством, ключевыми пользователями и командой внедрения относительно того, как именно будет работать бизнес в новой системе.
“
Цель предпроектного обследования — не найти, что автоматизировать, а понять, как бизнес работает на самом деле, чтобы 1С-решение стало его продолжением, а не препятствием.
Какие задачи решает ППО?
Для достижения поставленных целей, решаются следующие задачи предпроектного обследования:
ППО является «страховым полисом» проекта, предоставляя следующие ключевые выгоды:
- Анализ «Как есть» (As-Is) — глубокое изучение и документирование текущих процессов, структуры данных и используемых программных решений.
- Проектирование «Как должно быть» (To-Be) — разработка моделей целевых для автоматизации бизнес-процессов с учетом возможностей выбранной конфигурации 1С и лучших практик.
- Оценка функциональных разрывов — выявление различий между стандартным функционалом 1С и требованиями компании, что позволяет точно определить объем необходимых доработок.
- Проработка интеграций — описание требований и архитектуры взаимодействия новой системы 1С с другими информационными системами (сайты, CRM, банковские системы и др.).
- Формирование технического задания (ТЗ) — создание финального документа, который станет официальной основой для разработки и приемки работ.
- Составление плана внедрения — разработка поэтапного плана проекта с указанием ресурсов, сроков и ответственных лиц.
ППО является «страховым полисом» проекта, предоставляя следующие ключевые выгоды:
В каком виде проводится ППО?
Процесс проведения ППО, как правило, включает следующие этапы предпроектного обследования:
- Сбор информации — проведение интервью и рабочих встреч с ключевыми пользователями, руководителями подразделений и топ-менеджерами. Изучение существующих регламентов, документации и структуры данных.
- Анализ и проектирование — структурирование полученной информации, картирование процессов «Как есть» (As-Is), разработка целевых моделей «Как должно быть» (To-Be) и выявление функциональных разрывов.
- Документирование и утверждение — оформление всех выводов и проектных решений в виде финальных документов (отчет, ТЗ и т. д.) и их согласование с Заказчиком.
А что в итоге?
По результатам предпроектного обследования 1С:ERP заказчик получает комплект официальных документов, которые служат основой для дальнейшего договора:
- Протоколы обследования (модель «Как есть» — «As-Is») — детальное описание текущих бизнес-процессов, проблемных зон и используемого ПО. В некоторых случаях вместо протоколов может предоставляться обобщенный документ «Итоговый отчет по обследованию».
- Концепция (модель «Как должно быть» — «To-Be») — описание целевого состояния системы, функциональной модели, архитектуры ИС, принципов работы и рекомендации к построению ИС. Ниже приведены примеры схем для концепции.
Потоки данных между функциональными блоками 1С:ERP
Серверная архитектура ИС
- Техническое задание (ТЗ) — содержит функциональные и нефункциональные требования, описание необходимых доработок, интеграций. В некоторых случаях может включаться как раздел в документ «Концепция».
- План-график и бюджет проекта — детализированный расчет сроков, этапов, стоимости внедрения 1С и необходимых ресурсов, также может включаться как раздел в документ «Концепция». Ниже приведен пример плана создания системы.
План-график проекта
Виды ППО
В нашей практике ППО можно условно разделить на следующие виды:
- Mini-ППО — быстрый экспертный анализ сложных бизнес-процессов перед внедрением 1С. Как правило в этом случае проводится сбор информации, не производится подготовка протоколов обследования и в результате предоставляется отчет об обследовании и предварительная оценка стоимости проекта. Также в некоторых случаях может оформляться общее техническое задание на внедрение 1С под ключ, например, для целей участия в конкурсах по выбору подрядчика.
- Полное ППО — оценка с разбросом +/- 15%. В этом случае проводятся все фазы ППО и итогом как правило служат протоколы интервью и документ «Концепция», который включает в себя в виде разделов всю остальную документацию по ППО.
- Полное ППО + Моделирование — точная оценка и прототип рабочей базы без доработок. В данном случае добавляется этап моделирования на типовом функционале целевой системы для автоматизации бизнес-процессов и получение списка уточненных функциональных разрывов для более точной оценки внедрения проекта.
Как объяснить руководству зачем нужно ППО?
Руководство часто воспринимает ППО как лишнюю трату времени и денег. Объяснение должно строиться на языке финансовых рисков и гарантий:
- «ППО - это страховка от перерасхода» — мы тратим 5-10% бюджета проекта на анализ бизнес-процессов перед внедрением 1С, чтобы избежать 50% перерасхода на доработки и переделки.
- «ППО гарантирует результат» — только наличие утвержденного ТЗ позволяет нам требовать от подрядчика конкретный, нужный нам функционал. Без ТЗ мы рискуем получить не то, что хотели. «ППО оптимизирует, а не просто автоматизирует» — мы не хотим автоматизировать хаос. Обследование предприятия 1С позволит нам сначала навести порядок в процессах, а потом внедрить в них систему, что даст максимальный эффект при автоматизации бизнес-процессов.
Можно ли провести ППО самостоятельно?
Да, можно, но это сопряжено с высоким риском. Одним из преимуществ самостоятельного ППО ERP является глубокое знание внутренних процессов, но при этом рисков намного больше.
Риски самостоятельного ППО:
Риски самостоятельного ППО:
- Отсутствие экспертизы 1С — штатные сотрудники могут не знать, какой функционал уже есть в типовой 1С и заложить в ТЗ дорогую доработку, которая уже реализована в типовом решении.
- Субъективность — внутренние команды часто склонны описывать процессы так, как им удобно, а не так, как они должны быть оптимизированы.
- Формализм — результат может оказаться неполным или не соответствующим требованиям, необходимым для старта работы внешнего подрядчика.
“
Привлечение внешнего подрядчика гарантирует независимый взгляд и экспертизу по функционалу 1С.
Риски внедрения 1С-проекта без ППО
Отказ от предпроектного обследования неизбежно ведет к критическим рискам внедрения 1С:
- Плавающий объем работ — постоянное добавление новых требований в процессе внедрения, что делает проект бесконечным и неконтролируемым.
- Несоответствие ожиданиям — финальный продукт не соответствует реальным потребностям бизнеса, поскольку они не были четко зафиксированы.
- Неверный выбор системы — внедрение неподходящей конфигурации (например, УТ вместо ERP), что приведет к необходимости повторного внедрения или дорогостоящей миграции.
- Конфликты и срыв сроков — недопонимание между заказчиком и исполнителем, вызванное отсутствием утвержденного технического задания.
- Неучтенные интеграции — пропуск требований к сложным интеграциям с другими смежными системами, что требует остановки проекта для срочной доработки.
- Неверная оценка ресурсов — выделение недостаточного количества средств и времени, что гарантирует превышение бюджета.
Заключение
Предпроектное обследование — это не дополнительная статья расходов, а фундаментальная инвестиция в успех проекта внедрения 1С под ключ. Оно обеспечивает предсказуемость, финансовую прозрачность и гарантию того, что внедряемая система не только заработает, но и будет эффективно решать стратегические задачи бизнеса. Избежать дорогих ошибок при внедрении можно только одним способом: точно знать, что, как и зачем вы внедряете. И ППО 1С — единственный инструмент, способный дать эту уверенность.
Другие статьи
Оставить заявку на консультацию эксперта
Заказ обратного звонка
