Переход с 1С:УПП на 1С:ERP — этапы, риски и рекомендации по внедрению

В последние годы всё больше компаний задумываются о переходе с 1С:УПП на 1С:ERP. Это закономерный этап цифровой трансформации: прежняя система морально устарела, не поддерживается разработчиком и не отвечает современным требованиям к управлению производством, финансами и ресурсами.

В этой статье подробно рассмотрены ключевые риски, этапы внедрения ERP и рекомендации по переходу с 1С:УПП на 1С:ERP, чтобы минимизировать ошибки и обеспечить плавную миграцию без остановки бизнеса.

В процессе работы программное обеспечение проходят такой же жизненный цикл, как и техника: оно внедряется, развивается, кастомизируется и устаревает. Приходит пора замены его на новое, более развитое и удобное. Для программ уровня ERP в настоящее время это 1С:ERP и 1С:ERP. Управление холдингом, являющееся актуальным поколением систем автоматизации для производственных предприятий.

1С:ERP отличается от УПП более расширенным функционалом, разработкой на новых платформах 1С в управляемых формах, в нее заложена другая логика решения и сильно отличающийся подход к нормативно-справочной информации. Все это нужно учитывать при внедрении новой системы.

Осуществляя переход с 1С:УПП на 1С:ERP организация может столкнуться с рядом серьёзных проблем, как технического, так и организационного характера. Рассмотрим самые распространенные риски:

1. Проблемы с нормативно-справочной информацией:

• Низкое качество исходных данных (дубли, устаревшая информация, несогласованные наименования, отсутствие классификаторов).
• Отсутствие нормализации: в УПП часто накапливаются «технические» справочники (например, номенклатура без групп, контрагенты без ИНН), что затрудняет корректный перенос в ERP.
• Сложность миграции данных 1С УПП в ERP: объёмы исторической информации могут быть значительными, а её структура — несовместимой с новой моделью данных ERP (например, отсутствие аналитик, неполные остатки, устаревшие нормировки).

2. Расхождение во внутренний логике и функциональности:

• Разный уровень детализации процессов: УПП часто работает на упрощённой логике (например, без маршрутов производства, без планово-фактического учёта), тогда как ERP требует строгой настройки бизнес-процессов.
• Потеря привычных пользовательских сценариев: пользователи могут сопротивляться новому интерфейсу и усложнённым процедурам (например, обязательное согласование заказов, многоэтапное производство).
• Недооценка изменений в учёте: переход от упрощённого учёта к регламентированному (например, по МСФО или управленческому учёту) требует пересмотра всей методологии.

3. Технические и архитектурные сложности:

• Несовместимость доработок: кастомизация УПП часто делалась «в обход» типовой логики, и эти решения не переносятся в ERP без полной переработки.
• Многие доработки, сделанные в УПП, просто не используются или используются частично. Нужно проводить аудит УПП перед переходом для дорабатывания новой системы.
• Интеграции с внешними системами: мейпинг и интеграции со старыми системами нужно переделывать полностью или адаптировать (например, выгрузка в Excel, интеграция с программами учета кадров и заработной платы или устаревшие API).
• Производительность: ERP более ресурсоёмкая система; без адекватного серверного окружения возможны тормоза и сбои.

4. Организационные и управленческие риски:

• Сопротивление персонала: особенно со стороны ключевых пользователей, привыкших к «своей» системе.
• Недостаток компетенций: внутри компании может не быть специалистов, понимающих логику ERP (управление проектами, производственные цепочки, финансовый контроль).
• Срыв сроков и бюджета: из-за недооценки объёма работ по нормализации данных, настройке процессов и обучению.

5. Регламентные и отчётные риски:

• Потеря возможности формировать привычные отчёты: в ERP отчёты строятся иначе, и их нужно перенастраивать.
• Сложности с переходным периодом бухгалтерского учёта: особенно при параллельной работе двух систем или при переносе остатков на «живую» дату.

Очень важно не игнорировать данные проблемы, а начать системно управлять ими еще на этапе планирования перехода на 1C:ERP.

Для снижения рисков необходима тщательная подготовка к переходу 1С:ERP — важно провести предварительную работу на предприятии и действовать по чётко выстроенному плану перехода с УПП на ERP.

Работы, проводимые до начала перехода (проводятся силами сотрудников самого предприятия или с помощью привлеченных методологов):

1. Анализ текущей системы и выявление требований:

• Провести аудит доработок, бизнес-процессов и пользовательских сценариев в 1С:УПП.
• Зафиксировать нестандартные доработки, интеграции, список необходимых печатных форм и отчетов отличных от стандартных.
• Сформировать перечень требований к новой системе на основе стратегических целей предприятия.

2. Нормализация и очистка справочной информации:

• Провести инвентаризацию всех справочников (номенклатура, контрагенты, склады, подразделения, сотрудники и др.).
• Устранить дубли, устаревшие записи, несогласованные коды и наименования.
• Привести структуру справочников в соответствие с требованиями 1С:ERP (например, единая система классификации номенклатуры, иерархия организаций).
• Утвердить единые правила ведения справочников на будущее (возможно понадобится разработка методпроекта по построению архитектуры НСИ).
• Для производственных предприятий чаще всего необходимо разработать методпроект по расчету себестоимости и получению финансового результата.

Работы, проводимые в процессе перехода (производятся с привлечением ИТ специалистов 1С или собственным отделом поддержки):

3. Проектирование целевой архитектуры ERP-системы:

• Определить конфигурацию 1С:ERP или 1С:ERP Управление холдингом (версия\релиз, функциональные области, лицензирование).
• Спроектировать организационную структуру, план счетов, маршруты движения ТМЦ, бизнес-процессы закупок, производства, продаж и финансов.
• Учесть требования к интеграциям с внешними системами (CRM, BI, MES, банки и т. д.).

4. Разработка стратегии переноса данных:

• Определить объем и состав исторических данных для миграции (справочники, остатки, документы, регламентированные отчеты).
• Разработать и протестировать алгоритмы конвертации данных с учётом нормализованной структуры.
• Подготовить контрольные точки и процедуры верификации корректности переноса.

5. Настройка и адаптация 1С:ERP под текущие бизнес-процессы, учет возможности развития и изменений:

• Настроить типовые механизмы ERP под утвержденные бизнес-процессы.
• Реализовать необходимые доработки (в рамках поддерживаемой конфигурации).
• Настроить роли, права доступа, рабочие места пользователей.

6. Тестирование и пилотный запуск:

• Провести модульное и интеграционное тестирование.
• При большом объеме документов провести нагрузочное тестирование.
• Запустить пилотный период на отдельном подразделении или направлении бизнеса.
• Собрать обратную связь, устранить выявленные проблемы.

7. Обучение пользователей 1C:ERP и технической поддержки:

• Разработать учебные материалы и регламенты работы в новой системе.
• Провести обучение ключевых пользователей и ИТ-персонала.
• Организовать поддержку в период перехода и пост-внедрения.
• Организовать первую линию поддержки системы.

8. Переход на промышленную эксплуатацию и пост-миграционная поддержка:

• Выполнить финальную миграцию данных и запуск системы в промышленную эксплуатацию.
• Обеспечить сопровождение в течение 1−3 месяцев после запуска.
• Провести ретроспективу проекта и зафиксировать уроки для будущих инициатив.

Однако на этом работа не заканчивается — в процессе перехода есть и другие, менее очевидные направления, которым стоит уделить особое внимание, поскольку они напрямую влияют на успешность внедрения и последующую поддержку системы.

Вот о чём ещё стоит позаботиться:

1. Работы по управлению изменениями:

• Выстраивание порядка коммуникации с персоналом: регулярно информировать всех заинтересованных о целях, сроках, выгодах и изменениях в работе.
• Вовлечение ключевых пользователей: назначить ответственных за переход в подразделениях — сотрудников, которые будут поддерживать переход и помогать коллегам.
• Профилактика сопротивления: выявлять и нейтрализовать причины сопротивления (страх потери контроля, увеличение нагрузки и т. п.).

2. Обеспечение непрерывности бизнеса во время перехода:

• Планирование «окна миграции: выбрать период с минимальной нагрузкой (например, после закрытия месяца), чтобы минимизировать возможные простои или время высокой загрузки ответственных сотрудников на проекте.
• Параллельная работа систем (при необходимости): на короткий срок допустить дублирование ввода данных по основным бизнес-процессам хотя бы в 30% от общего объема документов, если нельзя обеспечить «холодный старт».
• Резервное копирование и откат: обеспечить возможность восстановления УПП в случае критических сбоев на этапе запуска ERP.

3. Юридическая и регламентная корректность:

• Проверка на соответствие требованиям законодательства: особенно при переносе первичных документов и обновления регламентированной отчётности (НДС, налог на прибыль и др.).
• Хранение архивных данных: обеспечить доступ к историческим данным из УПП даже после отключения системы (например, через архивную копию или read-only-доступ).
• ЭЦП и электронный документооборот: проверить совместимость сертификатов и настроек ЭДО с новой платформой.

4. Инфраструктурная готовность:

• Серверное окружение: внедрение 1С:ERP требует более мощных ресурсов (CPU, RAM, дисковая подсистема), особенно при использовании распределённой архитектуры или облачного размещения.
• Сетевая инфраструктура: обеспечить стабильное подключение для всех пользователей, особенно при работе с толстым клиентом или веб-интерфейсом.
• Резервирование и отказоустойчивость: внедрить механизмы репликации, кластеризации и мониторинга производительности.

5. Поддержка и сопровождение после запуска:

• Формирование внутренней команды поддержки: обучить администраторов и ответственных пользователей работе с новой системой на достаточном уровне.
• Заключение договора с партнёром 1С: на техническую поддержку, обновления и консультации по бизнес-процессам.
• Формирование плана пост-внедренческой оптимизации и расширения: ERP раскрывает потенциал не сразу — нужно заложить итерации по улучшению процессов после запуска.
• Обеспечение разработки базы знаний по системе: собрать FAQ, типовые ошибки, решения, инструкции

6. Стратегическое выравнивание:

• Убедиться, что новая ERP-система поддерживает стратегические цели компании: масштабирование, выход на новые рынки, цифровизация, соответствие ESG-требованиям и т. д.
• Проведение ROI-анализа: определение ключевых показателей эффективности (сокращение циклов закупок, точность планов, снижение количества ошибок в учёте) для оценки результата проекта.

Если учесть все эти аспекты на этапе планирования и исполнения, переход станет не просто техническим проектом, а шагом к повышению прозрачности, управляемости и конкурентоспособности предприятия.

Успех зависит не столько от технической реализации, сколько от готовности организации меняться и принимать изменения.