Большая четвёрка НСИ в 1С: ERP — взаиморасчетные справочники

Большая четвёрка НСИ в 1С: ERP — взаиморасчетные справочники
Внедрение 1С: ERP — это не только про автоматизацию, но и про контроль данных. И если ошибки в справочниках номенклатуры бьют по складам и производству, то неточности во взаиморасчетах могут привести к финансовым потерям, некорректной отчетности и даже конфликтам с контрагентами.
Сегодня разберем «большую четверку» справочников, которые формируют основу взаиморасчетов в системе: Партнеры, Контрагенты, Договоры и Соглашения.

Справочники «Партнеры» и «Контрагенты»

Справочники Партнеров и Контрагентов могут вестись отдельно или сливаться в один, если у организации нет сложных взаимодействий с группами компаний или холдингами. Эта настройка фиксируется при первоначальном запуске системы и не может быть изменена в дальнейшем. Также на выбор влияет необходимость работать с тонкими настройками расчетов, в частности с учетом ретро-бонусов.
Независимый учет партнеров и контрагентов
Справочник Партнеры предназначен для хранения управленческой информации, а справочник Контрагенты используется в регламентированном учете.

Справочник Партнеры является иерархическим и позволяет настраивать учет для отражения взаиморасчетов в рамках групп компаний и холдинговых структур.
Группировка справочника «Партнеры»
При таких настройках можно анализировать расчеты как с конкретными партнерами, так и в составе групп. При заполнении карточки «Партнера» основным выбором является отнесение партнера к расчетному типу:

  • Клиент — партнер является покупателем;
  • Поставщик — партнер является поставщиком;
  • Конкурент — партнер рассматривается в механизмах подсистемы CRM;
  • Прочие отношения.

Выбор отнесения может быть множественным, так как партнер может являться для организации и поставщиком и покупателем одновременно, но договора необходимо будет вводить на каждый тип отношений отдельно.
Выбор типа отношений с «Партнером»
Особенностью взаимодействия справочников «Партнеры» и «Контрагенты» являются отношения:

  • Один-один: один партнер соответствует одному контрагенту;
  • Один-многие: у одного партнера может быть много контрагентов, но у одно контрагента может быть только один партнер;
  • Многие ко многим: при работе с группой партнеров система позволяет выбрать любого контрагента из группы.
Справочник «Партнеров»
Справочник «Контрагентов» является линейным и подчиненным справочнику «Партнеров». В карточку «Контрагента» вносится юридически значимая информация.

Если в системе подключены интернет-сервисы 1С: СПАРК Риски и проверка через веб-сервис ФНС, то заполнение карточки проводиться в автоматическом режиме после указания ИНН.
Заполнение карточки «Контрагент»
Плюсом к этому система осуществляет проверку контрагентов по ЕГРН (Единому государственному реестру налогоплательщиков) и выдает один из следующих статусов:

  • Контрагент есть в базе ФНС;
  • Не действует или изменен КПП;
  • КПП не соответствует данным базы ФНС;
  • Контрагент отсутствует в базе ФНС;
  • Неверный ИНН;
  • Неверная длина ИНН;
  • Неверная длина КПП;
  • ИП не может иметь КПП;
  • Недопустимые символы в ИНН;
  • Недопустимые символы в КПП;
  • Некорректный формат даты;
  • Неверная дата (ранее 01.01.1991 или позднее текущей даты).

Так же при включенной автоматической проверке, система будет обращаться к проверке при каждом выборе контрагента в первичных документах или открытии карточки. Кроме того, можно получить данные о контрагенте при помощи отчета «Досье контрагента»

Справочники «Соглашения» и «Договора»

Справочники «Соглашения» и «Договора» имеют похожий набор реквизитов и разное назначение. Для полноценного ведения взаиморасчетов рекомендуются использовать оба справочника.

Справочник «Договоры» предназначен для фиксации данных реальных юридических договоров. Данный справочник имеет линейную структуру и обязательно привязан к конкретной карточке «Контрагента». Справочник является основной аналитикой взаиморасчетов в системе.

Справочники «Соглашения» представляют собой шаблон с основными условиями закупок или продаж. Справочник носит управленческий характер и может содержать информацию, не подтвержденную документально. Соглашение не может быть объектом для детализации расчетов, но может определять данный объект и необходимость использование договора для расчетов в рамках данного соглашения.

Соглашения делятся по типам партнёрства:

  • Соглашения с поставщиками;
  • Соглашения с клиентами: типовые и индивидуальные.

Типовые соглашения с клиентами не привязываются к конкретным покупателям, а могут относиться на фиксированный сегмент клиентов или сегмент покупаемой номенклатуры. В таких соглашениях прописываются условия для максимально большой группы покупателей.
Выбор сегмента клиентов
Иерархия условий соглашения
Для отражения конкретных договоренностей с определенными клиентами используются индивидуальные соглашения, которые уточняют типовые и фиксирую индивидуальные условия продаж. Индивидуальное соглашение всегда привязано к определенному партнеру.
Индивидуальное соглашение об условия продаж
Соглашения с поставщиками вводятся в систему гораздо реже и только в том случае, если за закупку отвечают несколько разрозненных отделов или условия закупок необходимо жестко фиксировать и отслеживать в системе. Соглашение всегда привязано к конкретному поставщику и не может использоваться для других закупок.
Соглашения об условиях закупок
Заполнение справочника «Договоры» идет по данным из физических договоров и служит для регистрации юридических условий взаиморасчетов с клиентами и поставщиками.
Договор поставки материалов
И соглашения, и договоры могут определять объект для детализации расчетов. Возможные объекты к выбору для детализации расчетов:

  • Договор;
  • Заказ;
  • Аванс по договорам, долг по накладным;
  • Аванс по заказам, долг по накладным;
  • По расчетным документам.

Примером для настройки взаиморасчетных справочников в системе может быть настройка, приведённая для холдинговой структуры клиента с расчетами через головную организацию.
Взаиморасчетные справочники холдинговой структуры

Выводы

Мы с вами подробно изучили возможности ведения нормативно-справочной информации (НСИ) в системе 1С: ERP. Гибкость настроек позволяет максимально эффективно собирать данные для их последующего использования в хозяйственной деятельности предприятия и формирования отчетности с необходимым уровнем аналитической детализации.

Однако, для создания оптимальной архитектуры НСИ требуется значительная предварительная работа. Она включает разработку системы принципов и методов отражения хозяйственных процессов предприятия с точки зрения автоматизации, что подразумевает создание методического проекта по построению архитектуры НСИ.

Такая методика станет основой для эффективной трансформации процессов материально-технического обеспечения компании. Она позволит оптимизировать запасы, сократить время на управление складскими ресурсами и минимизировать риски, связанные с внедрением новой учетной системы 1С: ERP. Кроме того, это обеспечит получение отчетности в требуемых аналитических разрезах с необходимой степенью детализации.

Заказать консультацию по внедрению 1С

Мы независимы от 1С и поэтому можем честно оценивать возможности программ. Подберём для вашего бизнеса по‑настоящему оптимальное решение
Другие статьи
Консультация эксперта
Заказ обратного звонка