Содержание статьи
“
Внедрение 1С:ERP — это не только про автоматизацию, но и про контроль данных. И если ошибки в справочниках номенклатуры бьют по складам и производству, то неточности во взаиморасчетах могут привести к финансовым потерям, некорректной отчетности и даже конфликтам с контрагентами.
Сегодня разберем «большую четверку» справочников, которые формируют основу взаиморасчетов в системе: Партнеры, Контрагенты, Договоры и Соглашения.
Справочники «Партнеры» и «Контрагенты»
Справочники Партнеров и Контрагентов могут вестись отдельно или сливаться в один, если у организации нет сложных взаимодействий с группами компаний или холдингами. Эта настройка фиксируется при первоначальном запуске системы и не может быть изменена в дальнейшем. Также на выбор влияет необходимость работать с тонкими настройками расчетов, в частности с учетом ретро-бонусов.
Независимый учет партнеров и контрагентов
Справочник Партнеры предназначен для хранения управленческой информации, а справочник Контрагенты используется в регламентированном учете.
Справочник Партнеры является иерархическим и позволяет настраивать учет для отражения взаиморасчетов в рамках групп компаний и холдинговых структур.
Справочник Партнеры является иерархическим и позволяет настраивать учет для отражения взаиморасчетов в рамках групп компаний и холдинговых структур.
Группировка справочника «Партнеры»
При таких настройках можно анализировать расчеты как с конкретными партнерами, так и в составе групп. При заполнении карточки «Партнера» основным выбором является отнесение партнера к расчетному типу:
Выбор отнесения может быть множественным, так как партнер может являться для организации и поставщиком и покупателем одновременно, но договора необходимо будет вводить на каждый тип отношений отдельно.
- Клиент — партнер является покупателем;
- Поставщик — партнер является поставщиком;
- Конкурент — партнер рассматривается в механизмах подсистемы CRM;
- Прочие отношения.
Выбор отнесения может быть множественным, так как партнер может являться для организации и поставщиком и покупателем одновременно, но договора необходимо будет вводить на каждый тип отношений отдельно.
Выбор типа отношений с «Партнером»
Особенностью взаимодействия справочников «Партнеры» и «Контрагенты» являются отношения:
- Один-один: один партнер соответствует одному контрагенту;
- Один-многие: у одного партнера может быть много контрагентов, но у одного контрагента может быть только один партнер;
- Многие ко многим: при работе с группой партнеров система позволяет выбрать любого контрагента из группы.
Справочник «Партнеров»
Справочник «Контрагентов» является линейным и подчиненным справочнику «Партнеров». В карточку «Контрагента» вносится юридически значимая информация.
Если в системе подключены интернет-сервисы 1С:СПАРК Риски и проверка через веб-сервис ФНС, то заполнение карточки проводится в автоматическом режиме после указания ИНН.
Если в системе подключены интернет-сервисы 1С:СПАРК Риски и проверка через веб-сервис ФНС, то заполнение карточки проводится в автоматическом режиме после указания ИНН.
Заполнение карточки «Контрагент»
Плюсом к этому система осуществляет проверку контрагентов по ЕГРН (Единому государственному реестру налогоплательщиков) и выдает один из следующих статусов:
Также при включенной автоматической проверке система будет обращаться к проверке при каждом выборе контрагента в первичных документах или открытии карточки. Кроме того, можно получить данные о контрагенте при помощи отчета «Досье контрагента»
- Контрагент есть в базе ФНС;
- Не действует или изменен КПП;
- КПП не соответствует данным базы ФНС;
- Контрагент отсутствует в базе ФНС;
- Неверный ИНН;
- Неверная длина ИНН;
- Неверная длина КПП;
- ИП не может иметь КПП;
- Недопустимые символы в ИНН;
- Недопустимые символы в КПП;
- Некорректный формат даты;
- Неверная дата (ранее 01.01.1991 или позднее текущей даты).
Также при включенной автоматической проверке система будет обращаться к проверке при каждом выборе контрагента в первичных документах или открытии карточки. Кроме того, можно получить данные о контрагенте при помощи отчета «Досье контрагента»
Справочники «Соглашения» и «Договора»
Справочники «Соглашения» и «Договора» имеют похожий набор реквизитов и разное назначение. Для полноценного ведения взаиморасчетов рекомендуется использовать оба справочника.
Справочник «Договоры» предназначен для фиксации данных реальных юридических договоров. Данный справочник имеет линейную структуру и обязательно привязан к конкретной карточке «Контрагента». Справочник является основной аналитикой взаиморасчетов в системе.
Справочники «Соглашения» представляют собой шаблон с основными условиями закупок или продаж. Справочник носит управленческий характер и может содержать информацию, не подтвержденную документально. Соглашение не может быть объектом для детализации расчетов, но может определять данный объект и необходимость использования договора для расчетов в рамках данного соглашения.
Соглашения делятся по типам партнёрства:
Типовые соглашения с клиентами не привязываются к конкретным покупателям, а могут относиться на фиксированный сегмент клиентов или сегмент покупаемой номенклатуры. В таких соглашениях прописываются условия для максимально большой группы покупателей.
Справочник «Договоры» предназначен для фиксации данных реальных юридических договоров. Данный справочник имеет линейную структуру и обязательно привязан к конкретной карточке «Контрагента». Справочник является основной аналитикой взаиморасчетов в системе.
Справочники «Соглашения» представляют собой шаблон с основными условиями закупок или продаж. Справочник носит управленческий характер и может содержать информацию, не подтвержденную документально. Соглашение не может быть объектом для детализации расчетов, но может определять данный объект и необходимость использования договора для расчетов в рамках данного соглашения.
Соглашения делятся по типам партнёрства:
- Соглашения с поставщиками;
- Соглашения с клиентами: типовые и индивидуальные.
Типовые соглашения с клиентами не привязываются к конкретным покупателям, а могут относиться на фиксированный сегмент клиентов или сегмент покупаемой номенклатуры. В таких соглашениях прописываются условия для максимально большой группы покупателей.
Выбор сегмента клиентов
Иерархия условий соглашения
Для отражения конкретных договоренностей с определенными клиентами используются индивидуальные соглашения, которые уточняют типовые и фиксируют индивидуальные условия продаж. Индивидуальное соглашение всегда привязано к определенному партнеру.
Индивидуальное соглашение об условиях продаж
Соглашения с поставщиками вводятся в систему гораздо реже и только в том случае, если за закупку отвечают несколько разрозненных отделов или условия закупок необходимо жестко фиксировать и отслеживать в системе. Соглашение всегда привязано к конкретному поставщику и не может использоваться для других закупок.
Соглашение об условиях закупок
Заполнение справочника «Договоры» идет по данным из физических договоров и служит для регистрации юридических условий взаиморасчетов с клиентами и поставщиками.
Договор поставки материалов
И соглашения, и договоры могут определять объект для детализации расчетов. Возможные объекты к выбору для детализации расчетов:
Примером для настройки взаиморасчетных справочников в системе может быть настройка, приведённая для холдинговой структуры клиента с расчетами через головную организацию.
- Договор;
- Заказ;
- Аванс по договорам, долг по накладным;
- Аванс по заказам, долг по накладным;
- По расчетным документам.
Примером для настройки взаиморасчетных справочников в системе может быть настройка, приведённая для холдинговой структуры клиента с расчетами через головную организацию.
Взаиморасчетные справочники холдинговой структуры
Выводы
Мы с вами подробно изучили возможности ведения нормативно-справочной информации (НСИ) в системе 1С:ERP. Гибкость настроек позволяет максимально эффективно собирать данные для их последующего использования в хозяйственной деятельности предприятия и формирования отчетности с необходимым уровнем аналитической детализации.
Однако, для создания оптимальной архитектуры НСИ требуется значительная предварительная работа. Она включает разработку системы принципов и методов отражения хозяйственных процессов предприятия с точки зрения автоматизации, что подразумевает создание методического проекта по построению архитектуры НСИ.
Такая методика станет основой для эффективной трансформации процессов материально-технического обеспечения компании. Она позволит оптимизировать запасы, сократить время на управление складскими ресурсами и минимизировать риски, связанные с внедрением новой учетной системы 1С:ERP. Кроме того, это обеспечит получение отчетности в требуемых аналитических разрезах с необходимой степенью детализации.
Однако, для создания оптимальной архитектуры НСИ требуется значительная предварительная работа. Она включает разработку системы принципов и методов отражения хозяйственных процессов предприятия с точки зрения автоматизации, что подразумевает создание методического проекта по построению архитектуры НСИ.
Такая методика станет основой для эффективной трансформации процессов материально-технического обеспечения компании. Она позволит оптимизировать запасы, сократить время на управление складскими ресурсами и минимизировать риски, связанные с внедрением новой учетной системы 1С:ERP. Кроме того, это обеспечит получение отчетности в требуемых аналитических разрезах с необходимой степенью детализации.
Другие статьи
Оставить заявку на консультацию эксперта
Заказ обратного звонка
