Автоматизация казначейства в 1С:ERP: полный контроль денежных потоков

Содержание статьи

— Для чего требуется автоматизация работы казначейства?
— Какие задачи казначейства решает 1С:ERP?
— Ключевые бизнес-процессы, которые можно автоматизировать
— Преимущества и выгоды для бизнеса
— Настройка казначейства в 1С:ERP
— Заключение

Эффективное управление денежными потоками — ключ к финансовой устойчивости компании. Ручные процессы больше не обеспечивают нужной скорости и прозрачности, поэтому автоматизация казначейства становится необходимостью. Система 1С:ERP Управление предприятием 2 позволяет централизовать управление финансами, минимизировать риски и обеспечить полный контроль над движением денежных средств.

Для чего требуется автоматизация работы казначейства?

Автоматизация казначейства решает ключевые проблемы, связанные с управлением денежными потоками, ликвидностью, рисками и операционной эффективностью. Вот основные из них:

Ручная обработка операций и ошибки: вручную вводить платежи, сверять выписки банков, проверять документы — это трудоемко и подвержено человеческим ошибкам.
Недостаточная прозрачность и контроль денежных потоков: отсутствие единого обзора по всем счетам, филиалам и валютам, что затрудняет принятие решений.
Сложности в прогнозировании ликвидности: невозможно точно спрогнозировать дефицит или излишек средств из-за ручного планирования.
Задержки в платежах и согласовании операций: долгие циклы согласования платежей (например, через электронную почту или бумажные носители).
Управление кредитами и займами: ручной расчет процентов, сложность отслеживания графиков погашения.
Управление дебиторской и кредиторской задолженностью: просроченные платежи, несвоевременное списание пеней, отсутствие контроля сроков.
Разрозненные данные: несогласованность данных между бухгалтерией, продажами, закупками.
Отчетность и аналитика: ручная подготовка отчетов по ликвидности, денежным потокам, что занимает много времени.

Все перечисленные выше задачи, а также другие процессы казначейства в ERP системе, успешно и эффективно реализованы во флагманском продукте фирмы 1С — 1С:ERP Управление предприятием 2 (далее — 1С:ERP).

Какие задачи казначейства решает 1С:ERP?

Подсистема казначейства в 1С:ERP предназначена для управления денежными потоками и финансовыми ресурсами компании. Она охватывает весь спектр задач, связанных с планированием, учетом и контролем денежных средств.

“

Важно: контроль над денежными потоками — ключевой элемент успешного финансового управления.

Вот основные функции казначейства в 1С:ERP:

Управление денежными ресурсами — единый календарь платежей, заявки на оплату с процессом согласования, контроль лимитов.
Прогнозирование движения ДС — построение платежного календаря, прогноз кассовых разрывов, планирование движения ДС по данным закупки, продаж и финансовых инструментов.
План-фактный анализ платежей — сравнение плановых и фактических платежей, выявление отклонений по лимитам и по графикам договоров кредитов и займов.
Учет безналичных и наличных движений ДС — контроль остатков на расчетных счетах и в кассе, отражение операций по приходу и расходу наличных и безналичных денежных средств, включая эквайринг.
Работа с банками — электронные документы (клиент-банк), выгрузка/загрузка выписок, автоматическая сверка.
Управление финансовыми рисками — контроль валютных, процентных, кредитных рисков. Управление кредитами и займами, валютное управление и управление дебиторской и кредиторской задолженностью.
Учет расчетов с подотчетным лицами — выдача/перечисление ДС под отчет, формирование авансовых отчетов и доверенностей, учет денежных документов, в том числе и электронных билетов.
Отчетность — множество отчетов, позволяющих контролировать движения денежных средств различных форм: наличные, безналичные, денежные средства в пути, денежные документы, отчетность по расчетам с подотчетными лицами, отчетность по финансовым инструментам.

Комплексная автоматизация предприятий на базе 1С:ERP. Аудит рамок проекта за 0 ₽

Ключевые бизнес-процессы, которые можно автоматизировать

Рассмотрим ряд ключевых бизнес-процессов казначейства, которые можно автоматизировать в 1С:ERP.

Процесс согласования платежей

Процесс начинается с создания заявки на расходование ДС — заявки можно создать как из документов других блоков (например Закупки), так и вручную. Далее заявка проходит в системе два этапа согласования:

Согласование — например, руководитель подразделения согласовывает заявку, проверяя целесообразность и обоснованность расхода.
Утверждение к оплате — например, казначей анализирует финансовое состояние, приоритеты оплаты и т. д. и переводит заявку в оплату.

Нужно отметить, что при превышении лимита согласование и утверждение заявок блокируются.
Согласование заявки осуществляется в специальном рабочем месте «Заявки к согласованию» (находится в разделе Казначейство — Планирование и контроль денежных средств — Заявки к согласованию).

Заявка на расходование денежных средств к согласованию

Для установки статуса «К оплате» по уже согласованным заявкам используется рабочее место «Платежный календарь», при переводе к оплате казначей указывает, с какого расчетного счета (кассы) планируется оплата. Если возникают кассовые разрывы, некоторые заявки могут быть перенесены на другую дату или отклонены.

Платежный календарь

На основе заявок к оплате в платежном календаре можно сформировать документы списания денежных средств, доступно также пакетное формирование платежных документов.

Формирование платежных документов состоит из двух этапов:

Контроль заявок — осуществляется контроль правильности заполненных данных и правил оплаты.
Создание автоматически проведенных платежных документов.

В результате перечень сформированных платежных документов отображается в специальной форме, которая показывается пользователю после создания платежей.

“

Таким образом в системе реализован сквозной бизнес-процесс — от заявки подразделения до проведения платежа с маршрутизацией и контролем сроков.

Процесс формирования платежного календаря

В 1С:ERP платежный календарь (прогноз денежных потоков) формируется автоматически на основе данных из всех ключевых модулей системы. Источником данных для платежного календаря являются следующие:

Заявки на расход ДС — в том числе можно учитывать и не согласованные заявки.
Ожидаемые поступления — оплата от клиентов, возвраты ДС от поставщиков и другие ожидаемые поступления.
Ожидаемые расходы без заявок — оплата поставщикам, возвраты ДС от клиентов.
Данные из финансовых инструментов — кредиты и займы полученные, депозиты, займы выданные, аренда.

Состав этих источников можно задать в настройках рабочего места «Платежный календарь».

Настройки платежного календаря

Внедрение 1С:ERP от команды экспертов. Примеры успешных проектов

Данные бюджетирования используются в платёжном календаре только при проверке лимитов в заявках на расходование ДС при установке статуса «К оплате» в случае, если используется вариант учета лимитов «По данным бюджетирования».

Также в платежном календаре есть много возможностей по настройке внешнего вида (настройка вида отображения, различные варианты группировки данных оплаты) и управления составом данных (установка отборов по организациям, дням планирования, валюте, банковским счетам и кассам).

Процесс закрытия месяца

В части учета ДС в процессе закрытия месяца 1С:ERP автоматизирует следующие задачи:

Автоматизация сверок данных:

1. Документ «Сверка взаиморасчётов» — документ предназначен для контроля и сверки как между организациями, так и между организацией и контрагентом. Также в системе есть специальный помощник для создания документов сверки с необходимыми отборами и группировками.

Помощник сверки взаиморасчетов

2. Сверка с банком — с помощью отчета «Сверка банковских выписок» можно проверить все ли данные выписки были загружены в систему и нет ли расхождений с банком.

Отчетность по движению ДС — в системе присутствует множество отчетов, которые позволяют проанализировать движения ДС, получить данные по движению подотчетных сумм, провести план-фактный анализ по лимитам оплат и начислений, по договорам кредитов и депозитов и т. д.

Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц

Купить программу 1С:ERP по минимальной цене

Формирование движений по регламентированному учету — система автоматически выполняет ряд регламентных операций, необходимых для закрытия месяца (актуализация взаиморасчетов, переоценки ДС, начисления процентов аренде, по кредитам и займам и т. д.)

Регламентные операции по закрытию месяца

Преимущества и выгоды для бизнеса

Автоматизация казначейства в 1С:ERP — это не просто замена ручного труда, а стратегическое преобразование финансового управления. Внедрение автоматизации казначейства приносит измеримые выгоды, которые напрямую влияют на прибыльность, устойчивость и конкурентоспособность бизнеса. Вот ключевые преимущества и выгоды для бизнеса:

Финансовая эффективность:

1. Снижение кассовых разрывов — автоматическое отслеживание сроков оплаты клиентов и поставщиков, контроль остатков, прогнозирование денежных потоков в реальном времени.
2. Сокращение операционных расходов — оптимизация процессов ведет к снижению затрат на финансовое управление и увеличению общей производительности.
3. Управление бюджетом — система позволяет устанавливать лимиты и контролировать выполнение бюджета в реальном времени.
4. Оптимизация использования свободных средств — система автоматически рассчитывает оптимальное размещение остатков на депозитах для повышения доходности.

“

Пример: компания с оборотом 500 млн руб. сократила расходы на казначейство с 1,2 млн руб. в год до 700 тыс. руб. за счет уменьшения штата и минимизации ошибок.

Скорость и контроль:

1. Сокращение времени на обработку платежей — формирование платежных поручений, согласование и т. д. происходит в реальном времени без ручного ввода.
2. Уменьшение ошибок в расчетах — автоматическое начисление процентов по кредитам, расчет курсовых разниц, сверка выписок исключает человеческие ошибки.
3. Повышение дисциплины.
4. Централизованный учет и контроль — все финансовые операции видны в одном месте, что улучшает контроль за денежными потоками и позволяет быстрее реагировать на изменения в ликвидности.

“

Пример: среднее время обработки платежа сократилось с 45 минут до 5 минут. Для компании с 200 операциями в день это экономит 125 часов в месяц.

Прозрачность и аналитика:

1. Доступ к актуальной информации — руководство получает мгновенный доступ к данным о денежных потоках, что позволяет быстрее принимать обоснованные решения.
2. Прогнозирование ликвидности с точностью до дня — система строит прогноз на основе данных из всех модулей (продажи, закупки, зарплата, налоги), учитывая сезонность и рыночные риски.
3. Расширенные аналитические возможности — возможность создания различных отчетов и аналитических сводок для мониторинга финансового состояния и оценки рисков.

“

Пример: компания смогла предсказать дефицит в 5 млн руб. за 30 дней до его возникновения и своевременно привлекла кредит, избежав простоя производства.

Безопасность:

1. Предотвращение мошенничества — ролевой доступ, контроль лимитов и аудит операций блокируют несанкционированные платежи.
2. Хранение данных в единой базе — централизованное хранение данных упрощает их защиту и резервное копирование.
3. Снижение человеческого фактора — процессы не зависят от конкретных сотрудников, при смене сотрудника система сохраняет все настройки и логику работы.

“

Пример: внедрение системы согласования платежей свыше 500 тыс. руб. предотвратило попытку мошеннического перевода в размере 2,5 млн руб.

Настройка казначейства в 1С:ERP

1С:ERP предлагает гибкие настройки и возможность адаптации под специфические потребности бизнеса, что делает ее универсальным инструментом для казначейства.

“

Важно: настройка требует внимательного подхода к структуре компании, банковским партнерам и внутренним регламентам.

Ниже — ключевые этапы, которые нужно выполнить для корректной работы казначейства в 1С:ERP.

1. Предварительная подготовка.
Цель: собрать данные, определить требования, подготовить инфраструктуру.
Анализ бизнес-процессов:

Какие операции будут автоматизированы (платежи, сверка выписок, прогнозирование)?
Кто участвует в согласовании платежей (уровни полномочий)?
Какие банки используются, какие форматы выписок поддерживаются?

Сбор данных:

Список банковских счетов (номера, валюты, типы счетов).
Текущие кредитные договоры, условия оплаты по дебиторской/кредиторской задолженности.
Структура статей ДДС.

2. Основные настройки системы.
Цель: настроить необходимое НСИ, задать параметры системы.

Настройка организационной структуры — добавьте все юрлица, филиалы и подразделения, которые участвуют в казначейских операциях.
Настройка банковских счетов — добавьте расчетные счета, используемые для учета безналичных операций, укажите банки, в которых открыты счета, и реквизиты для их использования.
Настройка валют и курсов — для целей учета валютных средств добавьте все используемые валюты (рубли, доллары, евро, фунты и т. д.), укажите источник курсов и настройте периодичность обновления курсов. Задайте правила переоценки валютных средств.
Настройка учета лимитов — использование заявок на оплату, источник лимитов, правила и разрезы учета лимитов.
Настройка правил учета взаиморасчетов — классификация задолженности, контроль авансов, порядок зачета оплат и накладных и т. п.

3. Настройка платежных и кассовых операций

Задайте параметры печати платежных поручений в банковских счетах.
В договорах и соглашениях укажите статью движения денежных средств по умолчанию — она будет автоматически подставляться в платежные документы.
Задайте допустимые хозяйственные операции для статей ДДС — для целей автоматического заполнения, либо для ограничения выбора во избежание ошибок ввода в платежных документах.
Настройка банковского обмена: при необходимости настройте обмен данными с банками (например, загрузка банковских выписок в нужном формате) для автоматизации учета.

4. Настройка ролей доступа для пользователей, например:

Инициатор заявки на расход ДС — права на оформление заявок на расходование ДС.
Казначей — права на формирование платежей, оформление и изменение планируемых поступлений ДС и т. д.
Начальник казначейства — согласование заявок на расходование ДС, редактирование статей ДС.
Генеральный директор — права на подтверждение любых платежей, доступ ко всем отчетам.

5. Тестирование и адаптация

Тестирование настройки — проведите тестирование всех настроек на небольших объемах данных, чтобы убедиться в корректности работы системы.
Обучение пользователей — обучите сотрудников работе с новыми функциональными возможностями казначейства. Обеспечьте доступ к инструкциям и разъяснениям для пользователей.

После корректной настройки управление денежными потоками в 1С позволяет превратить казначейство в 1С:ERP в единый центр контроля и распределения денежных средств.

Проектные услуги 1С - помогаем бизнесу достигать реальных результатов

Заключение

В 1С:ERP автоматизация казначейства не просто заменяет ручной труд, а создает единую экосистему управления финансами, где все процессы взаимосвязаны, а данные актуальны в реальном времени.

1С:ERP предоставляет мощные инструменты для автоматизации казначейства, позволяя организациям повысить эффективность финансовых операций, уменьшить риски и обеспечить более тщательный контроль над денежными потоками.