Управление закупками в 1С:ERP: полный обзор возможностей и настроек

Подсистема управления закупками в 1С:ERP выполняет ключевую стратегическую функцию, которая напрямую определяет конечную себестоимость товара, гарантирует непрерывность производства и формирует оптимальный уровень складских резервов.

1С:ERP в части управления закупками представляет собой интегрированный инструмент, который сквозным образом автоматизирует весь цикл снабжения: начиная с точного определения потребностей и выбора оптимальных поставщиков, и заканчивая мониторингом исполнения контрактов и глубоким анализом результатов. Благодаря этому функционалу, компания унифицирует закупочные стандарты, минимизирует ошибки и добивается максимальной прозрачности во взаимодействии с контрагентами.

Автоматизация работы управления закупками направлена на повышение эффективности, прозрачности и контроля над процессами приобретения товаров, работ и услуг. Она позволяет устранить множество рутинных и системных проблем, характерных для ручного или полуавтоматизированного подхода.

Внедрение специализированных систем (например, на базе 1С:ERP) позволяет решить ряд критических проблем, с которыми сталкиваются предприятия:

1. Неоптимальный уровень запасов и дефицит или избыток: ручное планирование ведет к несвоевременной подаче заказов. Это либо вызывает дефицит (срыв производственных планов, потеря продаж), либо приводит к избыточным запасам (заморозка оборотных средств, увеличение затрат на хранение, риск порчи).

Решение: Автоматические расчеты потребностей на основе планов производства/продаж, минимальных остатков и статистики потребления. Система точно определяет, что, сколько и когда нужно закупить.

2. Длительный и непрозрачный процесс согласования заказов: заявки и заказы могут долго «путешествовать» по кабинетам (бумажный документооборот), что замедляет процесс закупки и приводит к срыву сроков. Отсутствие единого места для согласования затрудняет контроль.
Решение: Электронные маршруты согласования. Заказ автоматически отправляется нужным ответственным лицам, фиксируются сроки и история согласования, что значительно ускоряет процесс и делает его прозрачным.

3. Отсутствие контроля исполнения обязательств поставщиками: менеджер не всегда оперативно отслеживает, когда поставщик должен отгрузить товар, когда он прибудет, и выполнены ли все условия контракта.
Решение: Использование документа «Заказ поставщику» как единой точки контроля. Система автоматически отслеживает статусы, напоминает о просрочках и позволяет прогнозировать дату поступления товара.

4. Высокие закупочные цены из-за неэффективного выбора поставщиков: Менеджеры могут работать с привычными поставщиками, не анализируя рынок, или не иметь актуальной базы цен. Это приводит к переплатам.
Решение: Централизованный учет цен и условий поставщиков. Отчеты по сравнению цен позволяют принимать решения, основанные на фактах, и выбирать наиболее выгодные предложения.

5. Ошибки и расхождения в документах при поступлении: разногласия между данными накладной и фактической приемкой товара на складе (недостача, пересортица). Ручная сверка данных занимает много времени и чревата ошибками.
Решение: Применение документов «Акт о расхождениях». Система позволяет четко зафиксировать расхождения между ожидаемым (Заказ/Накладная) и фактическим поступлением, что упрощает предъявление претензий.

6. Неэффективное использование рабочего времени сотрудников: значительная часть времени менеджеров тратится на рутинные операции: ввод данных, поиск информации о прошлых закупках, отправку типовых запросов.
Решение: Освобождение менеджеров от рутины за счет автоматического формирования заказов, заполнения документов на основе соглашений и использования электронного документооборота. Это позволяет сосредоточиться на стратегических задачах (анализ рынка, переговоры).

7. Отсутствие полной и своевременной аналитики: сложно получить консолидированные данные о структуре затрат, эффективности менеджеров или динамике закупочных цен без трудоемкой ручной обработки.
Решение: Система обеспечивает мгновенный доступ к детальным аналитическим отчетам, формирующим в режиме реального времени исчерпывающую картину снабженческой активности, что служит прочной основой для взвешенных и обоснованных управленческих решений.

Функционал закупок 1С:ERP предоставляет широкий набор инструментов, позволяющих осуществлять комплексный и эффективный мониторинг всех операций, связанных с приобретением:

• Планирование закупок: Долгосрочное планирование строится на базе подсистемы «Бюджетирования»; Среднесрочное — выполняется через подсистему «Планирования»; Краткосрочное — осуществляется на основе документов «Заказов поставщикам».

• Управление потребностями: автоматический расчет потребностей в материалах, товарах и услугах на основе потребностей производства, продаж, внутреннего потребления, минимальных остатков, норм и статистики потребления.

• Управление базой поставщиков и их предложениями: хранение полной информации о партнерах, структурированное внесение договорных условий в систему, а также всесторонний анализ рыночных цен и коммерческих предложений для принятия обоснованных решений о закупке.

• Формирование заказов: создание «Заказов поставщикам» в том числе по планам закупок и на основании потребностей, контроль статусов заказов (согласован, в работе, отгружен, закрыт), организация процесса согласования и анализ текущего состояния выполнения заказа.

• Управление закупочными ценами: централизованный учет цен, предлагаемых поставщиками, создание и актуализация их электронных прайс-листов, а также строгий контроль за тем, чтобы фактически оформляемые заказы соответствовали ранее оговоренным ценовым условиям.

• Учет ретро-бонусов поставщиков: настройка параметров для получения, вычисления и начисления ретро-бонусов поставщикам, а также учёт полученных бонусных сумм или их списание.

• Фиксация факта поступления: обеспечение точной регистрации прибывших товаров, поддержка многовариантности схем приемки:

1. Прямое оприходование на склад.
2. Использование ордерной схемы для строгого разделения физического и финансового учета.
3. Оформление «Товаров в пути» и «Неотфактурованных поставок» (разделение права собственности и фактической приемки).
4. Учет для принятия на комиссию.
5. Приемка товаров на ответственном хранении.
6. Комплексное оформления закупок импортной номенклатуры, в том числе из государств ЕАЭС.

• Корректировки и возвраты: оформление расхождений при поступлении, корректировка и возврат товаров поставщикам.

• Учет возвратной тары: точный учет и контроль сроков хранения тары, полученной от поставщиков. При этом функционал позволяет своевременно инициировать процедуру её обратной отправки или, в случае необходимости, документально оформить её выкуп предприятием.

• Мониторинг исполнения и аналитическая отчетность: обеспечение строгого контроля над соблюдением сроков оплаты и отгрузки по каждому оформленному заказу. Возможность формирования обширного спектра управленческих отчетов, позволяющих провести всесторонний анализ примененных схем поставок, условий закупок и состояния взаиморасчетов с контрагентами.

Настройка подсистемы закупок в 1С:ERP осуществляется в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки».

Настройка подсистемы «Закупки»

Настройки сгруппированы по разделам:

• Соглашения и договоры с поставщиками
• Заказы поставщикам
• Документы закупок
• Статусы документов
• Ретро-бонусы

Рассмотрим каждый блок настройки более подробно.

Соглашения и договоры с поставщиками
В этом разделе указывается необходимость регистрации договоров, для целей возможности отражения расчетов в разрезе договоров. Также здесь можно задать использование соглашений с поставщиками для целей отражения управленческих условий закупок.

Соглашения и договоры с поставщиками

Заказы поставщикам
В этом разделе настраивается ключевой функционал работы с заказами, включая обязательное использование аналитического разреза «Заказ поставщику» и возможность регистрировать поступления, связанные с несколькими исходными заказами. Здесь же активируются инструменты для работы с коммерческими предложениями, справочник «Причины отмены» и строгий контроль над поступлением/оплатой при закрытии заказа. Определяется использование бизнес-процесса согласования, где можно точно назначить ответственных за проверку логистических, ценовых, финансовых и коммерческих условий.

Заказы поставщикам

Документы закупок
В указанном разделе задаются варианты использования схем поступления (ответхранение, товары в пути, неотфактурованные поставки), варианты планирования оплаты, использование корректировок и документов расхождения после поступления.

Документы закупок

Статусы документов
Здесь задается возможность использования статусов заказов для детального процесса обработки.

Статусы документов

Ретро-бонусы
В этом разделе указывается необходимость использования функционала учета ретро-бонусов, а также возможности согласования их списаний.

Ретро-бонусы

Нужно отметить, что подсистема «Закупки» тесно связана с другими подсистемами 1С:ERP и часть настроек находится в других разделах системы. Например, для целей использования планирования и бюджетов параметры задаются в настройках раздела «Бюджетирование и планирование», а настройка параметров обеспечения в разделе «Склад и доставка».

Объекты подсистемы «Закупки» в 1С:ERP можно разделить на два типа: нормативно-справочная информация (НСИ) и документы. Они совместно обеспечивают полную автоматизацию закупочного процесса. Рассмотрим подробно ключевые объекты.

Справочники
Номенклатура — центральный справочник, содержащий перечень всех товаров, материалов, работ и услуг, которые закупаются, производятся и продаются предприятием. Обеспечивает унифицированный учет по видам, группам и характеристикам, задает единицы измерения, ставки НДС, влияет на себестоимость и складской учет.

Контрагенты и партнеры — справочники, содержащие информацию обо всех юридических и физических лицах, с которыми взаимодействует предприятие. Используются для хранения реквизитов, адресов, контактных лиц. Выступают разрезом для учета задолженности и контроля платежей (в разрезе договоров/соглашений).

Соглашения об условиях закупок — справочник, в котором фиксируют условия работы с конкретным поставщиком. Определяет порядок и этапы оплаты, срок поставки, валюту, минимальные объемы. Обеспечивает автоматический контроль соблюдения закупочных условий при оформлении документов.

Соглашение об условиях закупок

Схемы обеспечения — справочник настроек, определяющих, каким образом будет удовлетворяться потребность в конкретной номенклатуре (покупка, производство, перемещение). Используется механизмом расчета потребностей для автоматического формирования «Заказов поставщикам». Включает параметры пополнения запасов (страховой запас, минимальный/максимальный остаток, срок пополнения).

Схема обеспечения

Виды цен поставщиков — справочник для хранения различных видов цен, по которым поставщики предлагают свою номенклатуру. Позволяет регистрировать и хранить историю цен, что необходимо для выбора наиболее выгодного поставщика. Используется для контроля соответствия цен в «Заказах поставщикам» зарегистрированным условиям.

Виды цен поставщиков

Документы
Заказ поставщику — документ, фиксирующий намерение закупить определенные ТМЦ или услуги на конкретных условиях. Является основой для контроля исполнения. Определяет номенклатуру, количество, цену, дату ожидаемой поставки и оплаты. Позволяет отслеживать весь цикл закупки (на согласовании, в работе, отгружен, закрыт). Используется для формирования графика платежей и контроля кредиторской задолженности.

Заказ поставщику

Приобретение товаров и услуг — основной финансовый документ, отражающий факт перехода права собственности на ТМЦ или услуги, а также возникновение кредиторской задолженности. Формирует проводки по оприходованию ТМЦ на склады и отражению задолженности перед поставщиком. Является основанием для документа счет-фактура полученный для фиксации входящего НДС. Влияет на формирование фактической себестоимости товаров.

Приобретение товаров и услуг

Акт о расхождениях после поступления — документ, регистрирующий расхождения между данными в документе поставщика и фактическими данными при приемке. Оформляет излишки, недостачи или пересортицу. Является основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт о расхождениях после поступления

Возврат товаров поставщику — документ, оформляющий обратную передачу ТМЦ поставщику по различным причинам (брак, ненадлежащее качество, возврат излишков). Уменьшает остатки на складе. Сторнирует (уменьшает) кредиторскую задолженность поставщика или фиксирует требование на возврат денежных средств.

Возврат товаров поставщику

Для целей формирования отчетности по закупкам в 1С:ERP присутствует обширный спектр аналитических и управленческих отчетов, которые служат критически важным инструментом для мониторинга, контроля и повышения эффективности снабженческой деятельности. Благодаря глубокой интеграции с другими подсистемами (склад, казначейство, планирование), эти отчеты предоставляют руководству и менеджерам по закупкам полную и достоверную информацию: от контроля исполнения конкретных заказов до анализа общей структуры затрат и эффективности работы поставщиков. Многообразие отчетов позволяет оценить как оперативные, так и стратегические аспекты закупок.

Далее детально ознакомимся с ключевым набором аналитических инструментов по закупкам.

Состояние выполнения по заказу поставщика — данный отчет служит для анализа данных о текущем состоянии выполнения заказа поставщику по каждой строке, указанной в таблице товаров. Кроме того, он дает возможность оценивать состояние расчетов с поставщиками по заказу, а также отслеживать процессы приемки и поступления товаров, включая операции на ордерных складах.

Состояние выполнения по заказу поставщика

Ведомость расчетов с поставщиками — предоставляет детальную информацию и анализ взаиморасчетов с поставщиком в различных разрезах (договор, заказ, расчетный документ, дата возникновения задолженности, дата планового погашения задолженности), отражает изменения задолженности за выбранный период и текущее сальдо, что дает возможность провести оценку реальной задолженности. В отчете отображаются данные по расчетам с поставщиками, а также динамика роста или снижения задолженности с возможностью фильтрации по заданным критериям (например, поставщик, организация). Также в отчет есть широкие возможности по расшифровке данных (например, до документов).

Ведомость расчетов с поставщиками

Динамика закупок предприятия – отчет позволяет наглядно отслеживать изменения в объемах, стоимости и структуре закупок за выбранный период времени, выявлять тренды, сезонные колебания и оценивать эффективность закупочной политики. Этот отчет особенно полезен для руководителей отделов закупок, финансистов и планировщиков, так как предоставляет данные для оперативного принятия решений и корректировки стратегий работы с поставщиками.

Динамика закупок предприятия

Условия закупок — отчет используется для сопоставления ценовых условий при закупке товаров, которые зарегистрированы в справочнике «Соглашения с поставщиками». Позволяет провести анализ ценовых условий в рамках заключенных соглашений по номенклатуре/характеристике, контрагенту, сегменту и анализ условий поставки: упаковка заказа, минимальный размер партии поставки.

Условия закупок

1С:ERP систематизирует и автоматизирует весь цикл закупок, превращая его из сложной процедуры в эффективный и прозрачный рабочий процесс. Поскольку система функционирует как единый информационный центр, риски, связанные с неточностью или расхождением данных, полностью исключаются. Функции прогнозного планирования, финансового контроля и глубокого анализа работы поставщиков дают компании возможность не только оптимизировать расходы, но и добиться стратегической гибкости, необходимой для успешной работы в условиях нестабильности.